Backup-Pflichten für Unternehmen: was Sie nachweisen müssen
Zuletzt aktualisiert: 29. September 2026 · Autor: Redaktion datensichern.info
Kurz gesagt
Es gibt kein Gesetz mit der Überschrift „Backup-Pflicht“. Die Pflicht ergibt sich aus mehreren Richtungen: Aufbewahrungsfristen für Unterlagen, Schutz personenbezogener Daten und die allgemeine Sorgfaltspflicht der Geschäftsführung. In der Praxis zählt, dass Sie eine funktionierende Sicherung nachweisen können.
Die drei Richtungen
Aufbewahrung
Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege sind üblicherweise zehn Jahre aufzubewahren, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Das betrifft auch geschäftliche E-Mails. Aufbewahrung ist dabei die Aufgabe eines Archivs, nicht eines Backups.
Schutz personenbezogener Daten
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, ausdrücklich auch die Fähigkeit, Verfügbarkeit und Zugang zu personenbezogenen Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen. Ein Backup ist damit Teil der Pflichten – ebenso wie ein Löschkonzept.
Sorgfaltspflicht der Geschäftsführung
Geschäftsführende müssen die Risiken des Unternehmens im Blick haben. Ein ungeprüftes Backup ist ein bekanntes Risiko, das sich leicht abstellen lässt.
Was in der Praxis verlangt wird
- Bericht über erfolgreiche Sicherungsläufe
- Protokoll eines Wiederherstellungstests
- Beschreibung, was gesichert wird, wohin und wie lange
- Angaben zu Zugriffsrechten und Speicherorten
Das sind genau die Unterlagen, nach denen Versicherungen, Wirtschaftsprüfer und zunehmend auch größere Kunden fragen.
Dieser Artikel ist eine sachliche Einordnung und keine Rechtsberatung. Was in Ihrem Fall gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Rechtsberatung.
Was Sie jetzt tun können
Legen Sie einen Ordner an – digital oder auf Papier – mit Sicherungsbericht, Testprotokoll und einer Seite Beschreibung. Damit sind Sie bei den meisten Nachfragen auskunftsfähig.