Aufbewahrungsfristen im Überblick
Eine grobe Orientierung. Verbindlich ist, was Ihr Steuerberater und Ihre Branchenvorgaben sagen – das hier ist keine Rechtsberatung.
| Unterlage | Übliche Frist | Was das für das Backup heißt |
|---|---|---|
| Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege | 10 Jahre | Der Bestand muss über Jahre lesbar bleiben – ein Backup allein reicht dafür nicht, dafür gibt es Archivierung. |
| Handels- und Geschäftsbriefe (auch E-Mails) | 6 Jahre | Geschäftliche E-Mails gehören in ein Archiv, nicht nur ins Postfach. |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre | Personaldaten getrennt und mit engeren Zugriffsrechten sichern. |
| Unterlagen mit personenbezogenen Daten ohne Frist | So kurz wie möglich | Was gelöscht werden muss, darf nicht unbemerkt im Backup weiterleben – Löschkonzept mitdenken. |
Wenn Sie E-Mails revisionssicher aufbewahren müssen, ist Archivierung das passende Werkzeug – nicht das Backup. Beide Aufgaben brauchen ihre eigene Lösung.
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